Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (ci-après désignée la « Politique ») s’inscrit dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1) (ci-après désignée la « Loi ») et fait suite, plus particulièrement, à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c. 25), aussi connue sous le nom de Loi 25.

JPL notaire inc. (ci-après parfois désigné « Nous ») prend à cœur le respect et la confidentialité de votre vie privée, ainsi que la protection de vos renseignements personnels.

Notre Politique a comme objectif de vous exposer comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, lorsque vous retenez nos services professionnels ou utilisez notre site internet, et quels sont vos droits à cet égard.

Cette Politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers, incluant ceux auxquels il est possible, le cas échéant, d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur notre site Internet. JPL notaire inc. n’est pas responsable à l’égard de tels sites. Si vous consultez un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques que nous vous invitons à consulter avant de soumettre vos renseignements personnels, le cas échéant.

Consentement au recueil de renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels lorsque vous y donnez votre consentement ou interagissez avec nous pour solliciter des services juridiques ou complétez un formulaire sur notre site internet ou répondez à une offre d’emploi.

En communiquant avec nous, en nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, ou en naviguant sur notre site Internet, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique et tel que requis ou autorisé par la loi. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique.

Données recueillies automatiquement

Lors de votre navigation sur notre site internet, vous consentez à ce que des données de témoins ou des technologies similaires (« cookies ») soient utilisées, afin d’enregistrer vos préférences. Les cookies ne recueillent pas de renseignements pouvant vous identifier, mais plutôt des renseignements généraux, notamment en termes de mesure d’audience. Vous pouvez refuser les cookies en modifiant les paramètres d’acceptation de votre navigateur internet.

Description des renseignements personnels recueillis

Nous recueillons les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’accomplissement des mandats qui nous sont confiés dans le cadre de nos opérations et de la gestion de nos affaires, ou dans le cadre du processus d’embauche tels que les suivants :

1. Vos coordonnées personnelles, telles que votre nom, adresse, courriel et numéro de téléphone;
2. Copie de vos cartes d’identité (passeport, permis de conduire, carte d’assurance-maladie, etc.);
3. Des renseignements relatifs à la facturation, tels que votre adresse de facturation;
4. Des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre curriculum viate;
5. Des renseignements que vous nous communiquez par téléphone, courriel ou autres moyens électroniques, ou par écrit ou tout autre renseignements transmis dans le cadre de conversation ou rencontres.

Utilisation des renseignements personnels

De manière générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

1. Vous fournir des services juridiques;
2. Créer, maintenir et améliorer nos relations d’affaires avec vous;
3. Recruter du personnel et des membres de notre étude;
4. Veiller au respect de nos obligations juridiques et réglementaires;
5. Veiller à la bonne conduite de nos affaires, incluant la facturation et la gestion de nos dossiers;
6. Toute autre fin qui est autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.

Vos renseignements personnels sont uniquement accessibles aux membres de notre étude (employés et notaires).

Nous pouvons également faire appel à des tiers fournisseurs de services mandatés pour gérer certains aspects de nos activités commerciales notamment les fournisseurs de services technologiques et informatiques et d’hébergement infonuagique. Ces tiers mandatés sont tenus aux mêmes obligations de confidentialité afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.

Lieu de conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par JPL notaire inc. sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. Ils sont hébergés dans un environnement sécurisé conforme aux normes fixées par la Chambre des notaires du Québec.

Durée de conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations juridiques, déontologiques et règlementaires. Après les délais impartis, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

Vos droits

1. Vous avez le droit d’accéder et faire rectifier vos renseignements personnels;
2. Vous avez le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels; et
3. Le cas échéant, vous devez transmettre votre demande d’accès à vos renseignements personnels par écrit à votre notaire, avec copie à l’adresse courriel suivante : protection@jplnotaire.com. La demande sera habituellement traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception, à moins d’un avis écrit de notre part précisant qu’un délai additionnel soit requis.

Informations supplémentaires

Si vous souhaitez en savoir plus sur la protection de vos renseignements personnels ou souhaitez exercer vos droits, veuillez communiquer avec M^e Julie Provencher-Lavoie, notre responsable de la protection des renseignements personnels (Art. 3.1 de la Loi), aux coordonnées suivantes : protection@jplnotaire.com

Mise à jour de la Politique

La présente Politique est à jour à la date de « mise à jour » qui apparaît en bas de cette page.

La date de dernière mise à jour de la Politique est le 22 septembre 2023.